Kedua, dokumentasi juga berguna untuk menjaga keamanan pengumpulan. Dengan data lengkap, museum dapat mengetahui kondisi dan lokasi setiap objek. Jika ada pencurian atau bencana, dokumentasi ini dapat digunakan sebagai bukti kepemilikan dan membantu melacak koleksi yang hilang. Foto dan catatan yang rapi membuat semuanya lebih mudah dikendalikan.
Alasan ketiga, dokumentasi dapat menunjukkan “sejarah” koleksi di museum. Data ini berisi informasi penting. Seperti siapa pemilik dulu, bagaimana membuatnya, dari mana asalnya, misalnya seperti kata Karen, “Cirebon batik yang memang berasal dari Cirebon”, lalu bagaimana itu digunakan, dan bagaimana nilainya dijaga dalam jangka panjang.
