Jakarta (studiopena.com) – Mengurus persiapan pernikahan bukanlah pekerjaan mudah. Banyak pasangan yang memilih melibatkan wedding organizer (WO) agar proses menjelang hari bahagianya berjalan sesuai rencana dan tidak menguras banyak tenaga.
Kehadiran WO juga dinilai bisa membantu pasangan dalam mengatur kebutuhan acaranya, mulai dari mempersiapkan konsep pernikahan.
Di tengah tingginya kebutuhan akan jasa WO, muncul beberapa kasus penipuan yang dilakukan oknum tidak bertanggung jawab dan menimbulkan kerugian bagi banyak calon pengantin.
Tak hanya kerugian materi, kegagalan acara juga bisa membuat calon pengantin merasa trauma dan kecewa.
Oleh karena itu, pasangan perlu memahami peran WO dan mengetahui tanggung jawab apa yang harus mereka emban.
Apa itu wedding organizer (WO)?
Wedding Organizer adalah tim profesional yang bertugas membantu kedua mempelai dalam merencanakan, mengelola, dan melaksanakan rangkaian acara pernikahan.
Dengan bantuan WO, pasangan bisa lebih fokus menikmati momen pernikahan dan menyambut tamu tanpa repot.
WO bekerja layaknya asisten pribadi, mengawasi setiap detail mulai dari konsep, jadwal acara, koordinasi vendor, hingga memastikan keseluruhan penataan berjalan sesuai ekspektasi pengantin.
Pembagian tugas dalam tim WO juga biasanya jelas, studiopena.com lain persiapan, pelaksanaan, pengiring pengantin, makanan, pencatat waktu, resepsi, perlengkapan, dan seorang pemimpin yang mengawasi keseluruhan acara.
Tugas dan tanggung jawab seorang wedding organizer
Berikut beberapa tugas dan tanggung jawab penting WO yang perlu Anda ketahui:
1. Mengembangkan tema dan konsep pernikahan
Tugas dan tanggung jawab utama WO adalah membantu pasangan menentukan tema dan konsep terbaik untuk hari pernikahan mereka.
Meskipun beberapa WO menawarkan paket konsep siap pakai, namun tetap diperlukan diskusi untuk menyesuaikan ide dengan keinginan klien. Diskusi ini memastikan acara berjalan sesuai harapan kedua mempelai.
2. Berkoordinasi dengan seluruh vendor
WO merupakan penghubung studiopena.com calon pengantin dengan seluruh vendor, seperti dekorasi, katering, tata rias, fotografi, dan musik.
Jika klien sudah memiliki daftar vendor, WO akan melanjutkan komunikasi dan mengatur kebutuhan pernikahan. Namun ada juga WO yang memiliki vendor rekanan sendiri sehingga memudahkan proses kolaborasi dan penyesuaian konsep.
3. Menyusun rundown acara
Kemudian, WO menyusun alur acara secara detail, mulai dari persiapan sebelum kedatangan tamu hingga rangkaian penutup.
Ikhtisar ini juga perlu didiskusikan terlebih dahulu dengan klien untuk memastikan tidak ada bagian yang terlewat dan sesuai dengan kebutuhan keluarga.
4. Siapkan anggaran secara rinci
Selain menyiapkan rangkaian acara dan perlengkapan pernikahan, WO juga membantu mengatur anggaran berdasarkan anggaran klien.
Dari nominal tersebut, WO akan menyesuaikan konsep, dekorasi, dan vendor agar tetap sesuai kemampuan finansial pasangan tanpa mengurangi kualitas acara.
5. Menentukan tempat pernikahan
Dalam tugasnya, WO juga berperan dalam memberikan rekomendasi lokasi pernikahan yang sesuai dengan tema dan budget klien.
Prosesnya melibatkan diskusi dengan klien untuk memastikan venue yang dipilih memenuhi harapan, baik dari segi kapasitas, fasilitas, dan kenyamanan bagi keluarga dan tamu.
6. Menyelenggarakan kelancaran acara
Di hari pernikahan, WO adalah pihak yang memastikan seluruh rangkaian berjalan tepat waktu.
Mereka datang lebih awal untuk mengecek kesiapan vendor dan calon pengantin, serta melakukan rencana cadangan jika terjadi kendala seperti perubahan cuaca atau situasi mendadak lainnya.
7. Tugas pasca acara
Usai acara, WO tetap menjalankan tugasnya seperti membantu mengirimkan mahar, pengantaran, dan bingkisan pernikahan ke rumah pasangan.
WO juga memastikan kotak amplop berisi uang tamu aman dan diserahkan kepada calon pengantin sesuai prosedur.
Tips memilih wedding organizer
Untuk menghindari resiko kehilangan atau penipuan, calon pengantin disarankan untuk mempertimbangkan hal-hal berikut:
Teliti reputasi dan rekam jejak WO melalui website resmi atau media sosial. Mintalah referensi dari keluarga, saudara atau pasangan yang pernah menggunakan jasanya. Pilihlah WO yang menawarkan layanan sesuai budget Anda dan masuk akal, yaitu tidak terlalu mahal atau terlalu murah. Pastikan tim WO tanggap, transparan dalam perencanaan, dan berkomunikasi secara jelas dengan mitra. Periksa vendor yang dimiliki WO untuk memudahkan komunikasi dan sesuai rencana. Pastikan tim memiliki manajemen kerja yang terstruktur dan disiplin dalam menangani detail.Baca juga: Tak Ingin Bingung Merencanakan Pernikahan? Itulah empat peran seorang wedding organizer
Baca juga: Ditreskrimum Polda Metro Jaya Segera Tangani Kasus Penipuan WO
Baca juga: Kasus Penipuan WO, YLKI Minta Amandemen UU Konsumen Segera Disahkan
Wartawan : Putri Atika Chairulia
Redaktur: Alviansyah Pasaribu
Hak Cipta © studiopena.com 2025
Dilarang keras mengambil konten, crawling, atau pengindeksan otomatis AI pada situs ini tanpa izin tertulis dari Kantor Berita studiopena.com.